PEDOMAN ADMINISTRASI OSIS

PEDOMAN ADMINISTRASI OSIS

INDEKS SURAT MENYURAT

a.    Contoh nomor surat               : 001/OSIS-SMK-YAJ/A/VIII/2016

b.    Kode Indeks Surat

A        : Surat untuk internal OSIS
B        : Surat untuk eksternal OSIS
SK      : Surat Keputusan.
SP      : Surat Pengesahan.
Sp      : Surat Pengangkatan / Pemberhentian.
SRP    : Surat Rekomendasi Pengesahan.
SM     : Surat Mandat.
ST      : Surat Tugas.
SPt     : Surat Pengantar.
SKt     : Surat Keterangan.

c.       Kelengkapan Administrasi

1)      Buku Daftar Inventaris

a)      Buku daftar inventaris adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang/aset/inventaris organisasi.

b)      Buku daftar inventaris dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom, sebagai berikut:

1)      nomor urut barang;

2)      nomor indeks/kode barang;

3)      nama satuan/jenis barang;

4)      jumlah barang;

5)      asal mula barang;

6)      harga satuan barang (kalau diperoleh dengan membeli);

7)      tanggal mulai dipakai;

8)      tanggal mulai tidak dipakai (rusak);

9)      Keterangan: misalnya ada penambahan barang.

2)      Buku Notulen

a)      Buku notulen adalah buku catatan resmi tentang pembicaraan, kesepakatan atau keputusan yang diambil dalam pertemuan, rapat-rapat atau diskusi-diskusi.

b)      Buku notulen juga merupakan bahan pertimbangan, peringatan dan evaluasi setiap menyelenggarakan pertemuan, rapat dan diskusi pada tahap-tahap berikutnya.

c)      Buku notulen, memuat antara lain:

1)      nama pertemuan;

2)      hari, tanggal pertemuan;

3)      waktu pertemuan (jam mulai dan berakhir);

4)      tempat pertemuan;

5)      jumlah undangan dan jumlah peserta;

6)      nama dan jabatan yang memimpin;

7)      nama dan jabatan notulis;

8)      Kesimpulan-kesimpulan dari setiap pembicaraan;

9)      Keputusan-keputusan yang diambil;

10)  rekomendasi (jika ada).

3)      Buku Tamu

a)      Buku tamu adalah buku yang digunakan untuk mencatat tamu-tamu yang datang dan berkeperluan dengan organisasi.

b)      Buku tamu dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:

1)      nomor urut;

2)      hari, tanggal, waktu;

3)      nama lengkap tamu;

4)      organisasi/institusi tamu;

5)      jabatan/status tamu;

6)      alamat;

7)      keperluan;

8)      Tanda tangan tamu.

4)      Buku Daftar Hadir

a)      Buku daftar hadir adalah buku yang digunakan untuk mencatat kehadiran peserta rapat, diskusi, lokakarya, pelatihan atau pertemuan-pertemuan lain.

b)      Buku daftar hadir dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:

1)      nomor urut;

2)      nama lengkap;

3)      jabatan;

4)      alamat;

5)      tanda tangan.

c)      Di setiap halaman buku daftar hadir ditulis nama, hari/tanggal dan agenda pertemuan.

5)      Buku Daftar Kegiatan

a)      Buku daftar kegiatan adalah buku yang digunakan untuk mencatat setiap kegiatan organisasi, baik internal maupun eksternal.

b)      Buku daftar kegiatan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:

1)      nomor urut;

2)      nama/jenis kegiatan;

3)      hari/tanggal pelaksanaan kegiatan;

4)      waktu (pagi, siang, malam/sehari penuh, dll);

5)      tempat pelaksanaan;

6)      penyelenggara;

7)      Keterangan: mencatat hal-hal yang penting, seperti adanya makalah, dsb.

6)      Buku Keuangan

a)      Buku keuangan adalah buku pembukuan keuangan, baik pemasukan maupun pengeluaran anggaran organisasi.

b)      Buku keuangan dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:

1)      nomor urut;

2)      tanggal transaksi (pemasukan/pengeluaran)

3)      uraian sumber pemasukan

4)      uraian penggunaan dana

5)      Debit

6)      Kredit

7)      Jumlah

8)      Keterangan (jika perlu)

7)      Buku Agenda

a)      Buku agenda adalah buku pencatatan keluar dan masuknya surat yang digunakan untuk mengagendakan peristiwa atau kejadian pada surat.

b)      Buku agenda dibagi menjadi dua, yaitu:

1)      Buku agenda surat keluar;

2)      Buku agenda surat masuk

c)      Buku agenda surat keluar dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:

1)      nomor urut;

2)      nomor indeks surat;

3)      nomor surat;

4)      tanggal surat;

5)      tujuan surat;

6)      isi/perihal surat;

7)      keterangan.

d)     Buku agenda surat masuk dibuat dalam bentuk tabel yang memuat kolom-kolom sebagai berikut:

1)      nomor urut

2)      nomor indeks surat

3)      tanggal surat diterima

4)      Pengirim

5)      isi/perihal surat

6)      tanggal surat

7)      Terusan

8)      catatan disposisi

9)      keterangan

8)      Pengarsipan

a)      Pengarsipan adalah dokumentasi surat-surat simpanan keluar dan surat masuk.

b)      Pengarsipan dimaksudkan sebagai suatu sistem administrasi yang berguna untuk mengevaluasi dan menentukan tindakan-tindakan selanjutnya.

c)      Kegunaan arsip antara lain:

1)      pembuktian/pembukuan;

2)      korespondensi;

3)      penyusunan sejarah;

4)      penyusunan data statistik;

5)      dokumentasi.

d)     Pengarsipan dilakukan dengan brief odner atau map untuk menyimpan seluruh arsip-arsip surat sesuai dengan kode indeks

e)      Surat-surat yang diarsipkan harus disusun rapi sesuai dengan nomor urut keluar atau diterimanya surat masuk

f)       Dalam mengarsipkan surat-surat yang terjadi karena perubahan susunan kepengurusan, harus dipisahkan antar-periode

g)      Pengarsipan juga berlaku untuk dokumen-dokumen organisasi selain surat, seperti peraturan, siaran dan lain sebagainya

d.      Perlengkapan Sekretariat

1)      Bagan Struktur Organisasi

2)      Papan Agenda kegiatan

3)      Papan Pengumuman

4)      Tabel Program Kerja Tahunan

5)      Papan Daftar Pengurus